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項目招標與采購的談判剖析

2016-08-17

在現代工程項目中,采購管理是項目經營管理過程中的一個重要環節,科學合理的采購管理有利於企業降低成本,增強市場競爭力,提高利潤水平。按照采購管理部門設置和采購職能的主要內容分類,可以將工程項目的采購工作分為采購活動前期的一次性招標管理和後期的持續性物資采購管理。

招標管理負責為工程項目引進合適的承包商和供應商,而物資采購管理則是對與中標單位長期的合作中所要進行的物資采購工作進行計劃、組織、領導和控製。工程招標與物資采購管理已經成了決定項目成敗的首要和關鍵環節。 那麽,如何在眾多的投標單位中通過談判,選擇最合適的中標方?如何在物資采購管理中從自身出發,與物資供應商斡旋談判?

從項目招標方和責任方來看,當然要求”多快好省”,即在法律允許的範圍內,促使投標方降低商業成本,得到性價比最高的產品,達到少花錢,辦好事,辦成事的目的,使有限的資金發揮最大的經濟效益和社會效益。從投標方和物資供應方來看,就要更少的投入,更多的時間寬限和更高的價格。

因此,招投標雙方和物資供需雙方不可避免存在矛盾和衝突。要解決這些矛盾和衝突,就必須發揮談判的作用。無論是在招標還是在物資采購活動中,都離不開談判,它是招標和物資采購活動的潤滑劑,推動整個工程項目得以順利進行。

1、談判過程和基本策略

談判是一個反複交互、逐步接近、達成協議的一個過程,在這個過程中,建議和理由被反複提交、商議、交互,即衝突各方反複提出自己的建議及支持的理由、對他人的建議的評價及接受程度、對建議的修改意見等,直到最終達成一致。在談判過程中,各個代理人的工作是在建議與反建議、評價、決策三個狀態之間進行轉換的。也可以說談判就是雙方的每一個願望和需要相互對立時,為了取得一致協議所進行的溝通。美國談判學會會長、著名律師傑勒德  尼爾倫伯格在《談判藝術》一書中,曾指出:談判的定義最為簡單,而涉及的範圍卻最為廣泛。每一個人要求滿足的願望、每一項尋求滿足的需要,至少都是誘發人們展開談判過程的潛因。隻要人們為了改變相互關係而交換觀點,隻要人們是為了取得一致而磋商協議,他們就是在進行談判。

通過談判,項目招標方能夠引進在價格、質量和服務上都滿意的承包商和供應商,項目責任方能夠采購到”物有所值”的物資或者使得整個采購活動價值最大化。在工程項目的采購管理的談判實踐中,一般要求招標方和責任方在摸清承包方和供應方的底細後,同時對己方的目標和領導意圖進行了解,分析雙方的主要衝突,以及產生這些衝突的原因,從而給出解決衝突的方案。這個過程中,必須采取一些基本的談判策略,主要包括以下幾種:

(1)時機策略。談判的時機策略,關鍵點是把握適當的談判時機。其具體內容可分為忍耐、出其不意、造成既定事實、不動聲色地退卻、以退為進等。

(2)方法方位策略。領導者談判的方法方位策略主要包括合夥、借勢、以攻為守、得寸進尺、交叉射擊等。合夥,是為了努力爭取各方麵對己方行動的支持而采取的聯盟策略。借勢,是利用人們想與權威聯係的心理,將問題與權威人士等結合在一起而占據優勢。以攻為守,是領導者在談判時,在枝節問題上許願讓步,卻在主要問題上獲得效益。得寸進尺又稱蠶食,就是想取其尺利,而每次謀其毫厘,一口一口地吃,穩紮穩打,最後到手。交叉射擊是借用炮兵術語,就是讓第一發”炮彈”落在目標前方,第二發”炮彈”落在目標後方。此後,”炮彈”在目標前後的落點不斷向目標逼進。

(3)變通策略。談判的結局,通常有三種方式:以己方力量逼對方讓步;彼此妥協;自己讓步。這三種方式都

有其不利的一麵。第一種方式是靠力量逼迫對方就範,這可能一時取勝,但不是合作的態度,會給雙方今後的交往帶來負麵影響;第二種方式可使問題得以解決,但也可能雙方對結果都不滿意;第三種方式以單方的讓步而告終,使這一方總有“輸”的感覺,不利於繼續合作。

運用變通策略時,應注意雙方共同確認必須麵對的現實及共同利益,隨時以誠懇的態度修正自己的行為態度和觀念。雙方共同創造變通的方法,每位成員都參與解決問題,為完成自己的責任而熱心工作。如有必要,雙方可請都能接受的其他組織人士充當中介入,以便通過第三者找到公平的解決辦法。

這是三種最基本的談判策略,在大型工程的招標和物資采購中,都是這些談判策略的綜合應用,以下結合某某工程的招標和物資采購過程,分析大型工程的招標和物資采購的談判過程。

大型工程招標的談判分析:

某某工程是一個大型工程項目,在招標中以及開標後,通過對一些具體細節的談判,完善了投標書或合同。具體而言,招標過程中的談判主要體現在以下幾個環節:

標段界麵互動協調。某某工程的標段劃分精細,隨之而來的是對標段界麵的協調和明確。某某工程在界麵管理上本著嚴謹求實,一絲不苟的精神,在自身明確界麵劃分及資料整理的同時,還要求投標人進行理解反饋、互動溝通,對界麵協調上“雙保險”。具體做法表現為在招標文件的技術規範附件中給出《標段施工銜接及界麵劃分簡表》,逐條列出結點部位,項目名稱,及對應的實施標段,並在其後附有界麵劃分示意圖,用詳細的圖紙最直觀地標注出各界麵相應的負責標段,進一步清晰表達劃分意圖。並且在招標文件的附件中,要求投標人以書麵形式給出工程界麵說明,即根據招標文件的要求,結合對本工程的理解,對工程界麵加以詳細說明。

工程界麵說明是一個溝通的過程,某某工程方在表達了自己的界麵劃分意圖後,還與投標方進行雙向溝通,互相交換意見,精確協調施工界麵的劃分問題,確保投標人理解正確。

標前會議當場澄清。標前會議緊接在集體現場考察之後進行。標前會議的目的,是澄清並解答投標人在查閱招標文件和現場考察後,可能提出的涉及投標和合同方麵的任何問題。

在某某工程中,投標人在標前會議召開以前,以書麵的形式將要求答複的問題提交招標人,招標人將在會上就此作出澄清和解答。會後,招標人將其書麵解答和澄清的內容以編號的補遺書形式發給所有已購買招標文件的投標人。投標人在收到書麵答複(補遺書)後,在24小時以內(以發出的時間為準)以傳真等書麵形式向招標人確認收到。

對招標文件的澄清和解答。在某某工程中,要求對招標文件進行澄清和解答的投標人,應在送交投標文件截止期至少21天前,將要求澄清和解答的問題以書麵形式(包括傳真、信函)送達招標人。招標人應在投標截止期14天前,將書麵答複以編號的補遺書方式送達(以收到日期為準,下同)所有已購買招標文件的投標人。投標人在收到該書麵答複(補遺書)後,應在24小時以內(以發出時間為準)以傳真等書麵形式向招標人確認收到。

後續談判確定中標價格。某某工程負責方在確定施工標段中標人後,還有一個後續環節,即根據工程設計改進方案與中標人就中標價進行談判,協商之後談定的價格,才為最終成交價格。這個後續階段是適應設計變更而進行的。由於某某工程的施工工藝複雜、技術難度大,施工單位的設計方案很難一步到位,在施工過程中方案必然有一個逐步優化的過程。這樣,在設計方案的改進過程可能會節省工程投資,所以報價也就要

相應調整。通過談判,可以使工程投資真正反映工程建設實際需要,避免浪費,促進設計方案改良,更有利於建設目標的實現。

物資采購中的談判分析:

在某某工程項目的大宗物資采購中,通過物資采購談判,確定了包括價格、服務、質量、付款,價格變更、到貨日期等內容,具體的做法體現在以下幾個方麵:

業主出麵,雙贏合作。某某工程項目是以業主的名義組織協調工作的,業主不定期與供應商負責人進行互訪和磋商。如,為了提高承包商采購的效率,業主會親自出麵與一些大宗材料的供應商建立長期合作關係,主要形式有領導人互訪,定期會議等。如,鋼材與某某鋼鐵廠,水泥與離某某項目最近、規模最大的某某水泥廠都建立了長期穩定的業務聯係。這樣一來,在資源緊張時,可以確保材料供應,同時在質量上有保障,一些新材料新工藝也能夠通過協商得到優先供應,一些臨時需要的冷門材料廠家會專門為某某工程項目生產。另外,業主與供應商還會定期召開例會。會議上討論的問題可以是前一段時間的材料質量問題,下一期價格的集體磋商,對新問題的溝通彌補,對新產品的生產準備等。定期會議實際上提供了一個業主與供應商充分溝通的平台,使得業主能夠將材料需求信息及時通知供應商,供應商也會及時反饋供應信息。其目的在於協調材料供應工作,應對價格波動,保證材料的質量與充足供應。

這一做法對於業主和供應商來說,無疑是一項“雙贏”的政策。供應商會借用某某工程項目的知名度反映他們的產品,同時某某工程項目也可以通過與國家級、世界級企業的合作確保材料的供應。這為整個材料采購工作創造了一個友好互利的環境,承包商的材料采購也因此開展得更加順暢。

價格策略。在某某工程項目中,價格策略總體采用優惠采購,但並不是一味追求低價格,而是“合理低價”,也就是尋找價格與質量和服務的平衡點,在可以接受的價格範圍內,爭取得到最好的材料質量,最寬容的付款、結算方式和最優質的服務,降低財務運營的成本。

同時,施工單位在采購材料時會跟生產廠家的出廠價掛鉤,即最終確定的材料采購價格基於生產廠家的出廠價,這樣可以有效控製中間商的利潤範圍。如果采購價格過高,就要自己承擔風險。業主按照市場行情、生產廠出廠價,以及某些權威機構提供的數據來確定價格,如果施工單位一味主觀定價,會有風險,所以要考慮業主的定價原則,這樣才能控製采購成本。

提前應對批量變更。業主在招標文件或合同中明確說明,如果因為工程的實際需要或設計的變更導致材料數量與品種的變化,供應商必須無條件配合。變更會提前至少一個月通知供應商。供應商會每個月供貨一次,而業主把下個月所需材料的數量和清單報給供應商,供應商可以按照業主要求的時間和清單供貨及時調整未來一個月的供貨計劃。如果變更確實造成供應商的損失,將由業主承擔。

業主擔保集中采購。在某某工程項目中,對於大宗材料(如鋼筋、水泥)或者處在特殊時期(如鋼材價格漲價時期),由業主牽頭擔保作集中采購,把各標段所需的材料加總後一次全部采購完。這樣對供應商吸引力更大,信任度更強,能更有效的降低價格,從而保證材料供應。

以某年鋼材集中采購為例。通常情況下會分標段采購,但是某年鋼材價格瘋漲,形成賣方市場,資源非常有限,生產廠家對采購單位的資金情況和信任度要求提高,這使得承包商處於劣勢。另外,分成若幹標段後,由於每一標段內的材料需求量相對較少,對供應商吸引力小,也給施工單位招標采購造成很大的阻力。於是,業主出麵擔保,將兩個大標段合並起來一起招標。這樣,對供應商吸引力更大,信任度增強,同時,生產廠家考慮到要與業主建立長期合作的關係,會適當降低價格,使采購價格能夠維持在合理的範圍之內。由於大型工程項目往往是一個複雜係統, 這個環節中充斥著複雜性,如所采購材料和設備的複雜性,技術的複雜性,設計的不充分性,價格的多樣性,時間的不確定性等;因此,為了保證工程項目在一定的時間和資金投入條件下,達到預期的經濟效益和社會效益,在招標和物資采購管理中必須采取靈活的談判策略,提高招標和采購效率。 (來源網絡)