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項目管理的三個意義

2017-09-11

在7m视频以前參與的項目管理培訓或項目管理經驗交流會議上,人們經常會就項目管理在公司中到底能起什麽作用,是不是所有的公司都需要建立項目管理流程提出疑問。以下是一些常見的問題:

問題1:“7m视频公司的大部分項目內容簡單、工作量不大,技術人員自己就可以獨立完成,這種情況下是否沒必要委派項目經理,也不需要套用項目管理流程?”

問題2:“7m视频公司的主要業務符合項目模式,但是公司的規模較小,是否不適合采用項目管理流程?”

問題3:“在7m视频公司中, 7m视频的管理層還沒有意識到實施項目管理的重要性,7m视频現在還沒有規範的項目管理流程,7m视频是為數不多的幾位剛剛接受過項目管理培訓的員工。7m视频需要如何實施項目管理呢?”

問題4:“7m视频公司在兩年前就已經建立了項目管理流程,在應用了一段時間後,提議建立此流程的副總裁離開了公司,新來的總裁把工作重點放在公司的銷售額上麵,項目管理人員和項目管理流程開始漸受冷淡。這是否說明項目管理流程對公司來說已經變得不再重要了?”

問題5:“7m视频公司建立了一套項目管理信息係統,開始的時候大家都覺得新鮮,項目成員都能根據規定及時更新項目信息;但是時間長了,大家就沒有那麽大的熱情了,有時一兩個月的時間才更新一次數據。這種情況怎麽處理呢?”

其實,一個公司是否需要建立項目管理流程,取決於項目管理流程是否能為該公司帶來好處。從一般意義上講,如果一個公司收益的主要來源是項目,那麽這個公司就需要建立專門的項目管理流程。比如很多IT公司他們的業務主要集中在為不同的客戶定做不同的IT解決方案,並對此方案進行實施。在這種情況下,大部分的方案及其實施過程之間都存在一定的差異,但是對這種項目的管理卻存在著一定的共性。在這樣的公司內,建立正規的項目管理流程是非常必要的,可以通過對單個項目的成功管理,實現公司的整體目標。

同時,項目管理提供的是一種管理的思路和方法,在一些以重複性的日常運作工作為主的公司,如果把每一項工作都看作為一個項目,采用項目管理的方式也是合適的。

在上述第一個問題中說到由於項目工作量不大、或者項目複雜度不高,所以工程師本身就可以獨立完成。由於項目相對簡單,在實施的過程中,有一些項目管理活動(比如:項目例會、項目風險定期監控等)可以被簡化或部分省略,但是,對項目範圍、成本和時間等方麵的管理卻不能缺少,這依然是保證項目成功的必要步驟。所以在簡單項目中,有經驗的工程師可以身兼兩職,既親自實施項目中的技術內容(如設計、安裝、測試等),又兼當項目經理的角色。

第二個問題說到公司的規模很小,懷疑是否有必要建立項目管理流程。其實,是否需要建立項目管理流程和公司規模的大小沒有必然的聯係,主要看公司的業務內容,如果公司的主要業務內容符合項目的特點,則規模較小的公司同樣有必要建立正規的合適自己公司業務的項目管理體係,既為單個項目實現其既定的項目目標提供保證,又為公司日後的發展壯大奠定了基礎。但是在公司業務規模尚小的時候沒有必要建立龐大的、功能複雜的項目管理信息係統,簡單實用的方法同樣可以方便高效地管理好項目。

目前,很多從事項目管理工作的同行接受過正規的項目管理的培訓,有些甚至獲取了美國項目管理協會頒發的項目管理專業人員(PMP,ProjectManagement Professional)的資格認證,他們對所從事項目的成功實施起了非常重要的作用,也對項目管理理念的推廣起了積極的作用。但是,要真正在一個企業中實施項目管理流程僅靠個人英雄是不行的。項目管理流程在公司實施的最好方式需要是從上而下的,隻有當公司管理層能真實信服項目管理能給公司帶來好處時,他們才會不遺餘力地給予支持。由於項目管理在國內相對而言是一種較新的事物,有些公司還沒有意識到項目管理流程的意義。作為受過項目管理培訓的公司員工,需要主動和管理層溝通,闡明項目管理流程可以給公司帶來的益處—成功的項目管理可以提升客戶滿意度,從而促進銷售額,貢獻於公司的整體目標。當公司大的實施項目管理的環境不夠理想時,受訓人員還可以在自己的工作中或項目上應用學到的項目管理知識和方法,通過實踐證明項目管理的有效性,作為在公司中推廣項目管理的依據。在上述問題4中,如果新總裁能夠了解到項目管理的諸多益處,相信他一定會大力支持的。

項目管理流程在公司內的實施,除了需要來自管理層的支持之外,還需要來自管理層的監督,以保證其執行的通暢性和持續性。如果出現了上述問題5中所說的情況,“時間長了,大家就沒有原來的熱情了,對數據的維護不及時了”,則需要仔細分析、對症下藥。如果情況比較簡單,需要加強督促力度,比如可以把對項目數據的及時更新作為對項目成員的考評內容之一;如果問題比較複雜,則需要成立專門的小組或由項目管理辦公室負責,深入調查相關人員對項目管理流程、項目管理信息係統等各方麵的看法,分析問題,找出原因,探詢解決方法。有些情況可能僅僅是由於項目管理信息係統的用戶界麵不友好,有些情況是由於訪問信息係統的速度過慢,這些情況隻需進行一定的技術調整就可以解決問題;而另外一些嚴重的情況,可能需要對整個流程或整個信息係統進行重新評估,甚至需要在組織中重新審查並強調項目管理的重要性。

項目管理在組織中的主要作用體現在:

提升項目本身的經濟效益。主要通過控製項目成本、有效調配項目資源、提升項目團隊的生產效率等一係列專業的項目管理活動達到此目的。

提升客戶滿意度。通過成功的項目實施,提高客戶對項目乃至對公司整體服務的滿意度,從而提升公司的市場美譽度,為公司創造更多的潛在商機。

提升項目人員的綜合能力。在項目實施過程中對項目成員進行有效管理,充分發揮成員的潛力和優勢,並在項目實施過程中為成員技能發展創造機會,提升成員的個人職業價值。通過提升成員的綜合素質,從而提升公司的整體實力和市場競爭力。